Managers, Comment tenir la barre à distance ?

Les managers confrontés au management à distance s’interrogent : comment manager des collaborateurs sans proximité ? Comment préserver la relation ? Comment les motiver ? Comment contrôler le travail effectué ? Comment anticiper les difficultés ? Comment stimuler l’autonomie sans développer un sentiment de solitude ?
Réservé dans le passé aux commerciaux, nomades de l’entreprise, ce contexte de management est aujourd’hui usuel : management multi-sites et multi-pays (agences, points de vente, bureaux régionaux, sites de production), home-office, immersion chez le client.

Il est vrai que 2 risques existent :
  • Par manque de process et d’outils de reporting, le manager peut avoir le sentiment de perdre le contrôle.
  • Le management informel disparait, ces moments où le manager « sent » l’état d’esprit : les échanges du lundi matin, le déjeuner du vendredi, les rencontres à la machine à café ou les têtes passées dans la porte. Ces moments créent du lien et sont importants pour structurer l’environnement de travail. Ils peuvent manquer aux managers comme aux collaborateurs délocalisés.
Pour y pallier, appliquer rigoureusement les fondamentaux du management et respecter quelques règles reste le plus efficace.

Fixer des objectifs clairs et les rappeler

Chacun doit savoir où il va. Rappeler régulièrement les objectifs est primordial. Les entretiens face à face ou les accompagnements sont les moments idéaux pour le faire. Au programme : la redéfinition des objectifs à court et moyen termes et la hiérarchisation des actions à mener en priorité, au travers d’un plan d’action précis.

Cadrer la relation

Les consignes ne pouvant pas être transmises au fur et à mesure, il vous faut les fixer en amont. Qui fait quoi ? Quelles règles ? Quels process ? Quelles répartitions des responsabilités ? Le rôle du manager consiste à fournir un cadre qui permette à chacun de bien faire son travail : transmettre les informations utiles, donner les bons outils, mesurer les résultats, anticiper les difficultés, s’assurer des capacités des collaborateurs, écouter.
L’une des grandes difficultés du pilotage à distance est de contrôler l’activité des collaborateurs. Il convient d’identifier les indicateurs de mesure de la réussite et de mettre en place les outils de reporting régulier (quotidien, hebdomadaire) afin d’avoir une vue précise de l’activité : agenda partagé, tableaux de bord, CRM…
Inutile cependant, de devenir le manager compulsif qui se rassure avec des demandes de reporting excessives, des mails répétitifs et consternants, des tableaux Excel que lui-même ne lit plus et qui exaspèrent les collaborateurs.

Entretenir des contacts individuels réguliers

Faire confiance à ses collaborateurs ne signifie pas les abandonner dans la nature. La règle d’or est de maintenir un lien avec chaque collaborateur, comme avec l’équipe au sens large, selon un rythme prédéfini et régulier.
Selon le rythme de l’activité, l’expérience et la maturité des collaborateurs, la nature des missions, le reporting doit être complété par des points de contact quotidiens ou hebdomadaires. 3 objectifs : «insuffler» de l’énergie, motiver son collaborateur, partager des difficultés et apporter son soutien. Le téléphone est l’outil évident mais la visioconférence est à privilégier pour favoriser la proximité. Les outils existants (Skype, Teamviewer, webex…) offrent simplement cette option.
En complément, la relation hiérarchique nécessite des rencontres physiques. L’accompagnement sur le terrain, à cadence régulière permet de voir son collaborateur en action et de faire le point sur ses compétences et sur l’activité. C’est l’occasion d’échanges informels ; Le collaborateur qui se livre difficilement au téléphone, va confier plus aisément des difficultés éventuelles. Ces face à face sont également indispensables pour les actes de management à enjeux : entretien annuel d’évaluation, entretien professionnel, recadrage important.

Être disponible

Le manager qui pilote à distance son équipe se doit d’être disponible pour ses collaborateurs. Il faut entendre les difficultés, aider à la résolution. Or, c’est loin d’être évident. Quand on partage le même bureau, il est simple de poser une question à son N+1 qui passe ou d’aller le voir quand il est seul pour évoquer une difficulté. Un collaborateur à distance n’a pas ces opportunités. Il a donc toutes les chances d’appeler quand son manager est en ligne, en réunion ou en rendez-vous et d’avoir le sentiment de mal tomber !
L’idéal est de donner via les outils d’agenda partagé (lotus, outlook) visibilité sur des plages horaires disponibles et dédiées en cas de besoin. Pendant ces créneaux, le Manager s’engage à répondre aux sollicitations de ses collaborateurs éloignés. Il faut, paradoxalement, se fixer des règles pour faire preuve de souplesse.
Au-delà de ces éléments, il faut savoir identifier toute baisse réelle de régime ou des difficultés pérennes. Parfois, la solution est de prendre  sa voiture, un train, un avion pour via un contact direct, comprendre et rebooster son collaborateur.

Développer l’esprit d’équipe

Plus difficile encore que d’entretenir une relation manager-collaborateur, créer une ambiance entre des collègues qui ne se voient pas est un challenge managérial. Pour entretenir l’implication, la solidarité et renforcer la cohésion au sein de l’équipe, il est primordial d’organiser des temps de pilotage collectif. À distance, la visio ou la « conf’call » se révèlent utiles pour des points intermédiaires ou transmettre des informations. La visio est un excellent outil pour éviter que chacun soit sur des occupations annexes ou que le manager soliloque longuement, longuement…. Ces moments doivent être préparés et cadrés dans la durée.
Ils doivent être complétés par des réunions présentielles avec à l’ordre du jour, de l’information, des ateliers où chacun apporte sa valeur ajoutée, du partage de bonnes pratiques, de l’interactivité, de l’entraînement et de la convivialité. Plus orienté sur ce dernier point, le séminaire annuel entreprise est particulièrement générateur de motivation et de lien avec les équipes sédentaires et les différents services.

Penser au bien-être de ses collaborateurs

Au-delà de la simple relation de travail, il est des attentions qu’un manager doit savoir porter à ses lointaines équipes. Un coup de fil, un SMS ou un mail est bienvenu pour un évènement, un départ ou retour de congés. Cette règle de politesse, évidente lorsque l’on partage les mêmes locaux, est vite oubliée lorsque l’on travaille à distance les uns des autres.
Manager à distance ne s’improvise pas. Une relation trop virtuelle peu rapidement générer des non-dits, des malentendus ou « mal-dits », impacter la performance, créer de l’isolement… Loin des yeux, loin des objectifs ! Malgré l’éloignement, à cause même de la distance, le manager doit installer une relation de confiance et de réelle coopération basée sur la rigueur, l’exigence, l’exemplarité, la disponibilité et une écoute réelle de ses collaborateurs. Tenez bon la barre, hisse et ho !