Donnez du carburant à vos managers services supports !

Ils fixent les procédures, les dead-line, contrôlent, contraignent….Leurs métiers les obligent à respecter des dates de clôture, d’audit, de plan de formation…. Dans ces temps de situation économique tendue et complexe, ils conduisent des projets organisationnels majeurs, sécurisent les process et optimisent les gains de productivité. En période de mutation, ils deviennent également des accompagnateurs du changement fiables et loyaux sur lesquels les Directions peuvent s’appuyer.

Régulièrement, ils présentent en interne (CODIR, CE, encadrement…) des plans prévisionnels, des résultats, des plans d’actions, des procédures, des plans de formation….

Au quotidien, les opérationnels (Production, commercial, logistique) les sollicitent pour apporter leur valeur ajoutée dans divers projets de développement. Ils sont alors trop souvent soit dans la posture du prestataire de services internes avec des délais imposés très courts soit du pompier pour faire rentrer « dans les cases » voire dans un rôle de simple caution. Parfois mis en situation de réactivité, incompatible avec les fondements mêmes de leur fonction, ils se voient facilement reprocher de ne pas être suffisamment proactifs!
Que dire encore de ceux qui découvrent au dernier moment les décisions prises et les actions à mettre en place sans avoir été sollicités en amont. Exemple classique des Chefs de projets informatiques qui, à l’issue d’une vente interne se retrouvent à devoir fabriquer la solution « pré » proposée au client et… difficile à produire !!

Ainsi, ces acteurs de l’ombre se retrouvent (au-delà-même de leurs équipes) à animer, mobiliser, expliquer, former, recadrer, convaincre.

Le face à face, entre ceux qui pensent client (attente, besoins, satisfaction…) ou chiffres (souvent court terme en relation avec les objectifs) et ceux qui, en gardiens du temple, se projettent plus sur la durée, peut être générateur de tensions du fait même des conflits de priorités et de moyens.

Consultante depuis 10 ans, je m’interroge. Pourquoi, paradoxalement, l’entreprise s’appuie tant sur ses services supports et investit aussi peu en interne sur le développement des compétences périphériques à leur cœur de métier ? Souvent motivés par des relations difficiles avec les services opérationnels, ils agissent au final eux-mêmes via les formations externes dans la cadre du DIF. Démarche souvent tardive qui les amène à exprimer de plus en plus le mot « souffrance ». Mot fort s’il en est mais qui se nourrit du ressenti suivant : beaucoup de sollicitations, autant de pression que les opérationnels pour peu de reconnaissance. A noter, qu’ils avouent bien volontiers faire preuve d’indépendance et ainsi se pénaliser eux-mêmes. Le côté cloisonné des services fonctionnels leur permet d’appliquer à leur détriment l’adage « pour vivre heureux, vivons cachés » !

Alors oui, les collaborateurs fonctionnels doivent autant que les opérationnels être formés à la communication en général appliquée notamment à :

  • L’animation d’un groupe projet
  • Au management transverse
  • A la prise de parole en public

Ces formations représentent un enjeu stratégique pour les entreprises afin de réellement positionner ces cadres en Managers, de fédérer les ressources et les énergies des équipes pour accroître la performance des organisations.

Les résultats sont au rendez-vous !